机关事业单位的文件管理，我理解虽然数量多，但是管理思路还是比较简单的。
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文件数量虽然大，但体积小。基本都是文字资料，word、excel、PPT为主，而不是体积巨大的视频、音频文件。——在今天普通电脑硬盘容量几百G的情况下，实现单机管理，是可行的。
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机关事业单位的工作容易归类，重点是形成一个相对完备的文件分类覆盖相关工作并且命名文件夹，比如“2017工作总结”，“2017机关评比”，“201712办公室采购”等等。
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做好文件的命名工作——这是重点，机关单位的文件不够有条理，用的时候不容易找到，大多是没有好的命名和归类习惯。比如重复命名，容易覆盖；比如邮件往来之后，不注意删除中间文件，保留太多的版本，搞不清楚哪个是最终版。
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在做好文件分类和命名之后，“Everything”就足以解决文件查找的问题了。（免费软件，极小，中文，使用便利。）
我之前发的文章有详细介绍。
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免费又好用只能自己动手了，使用面向文档的数据库可以满足你的需求。
面向文档的数据库（英语：Document-oriented database）或文档储存，是一种被设计用于储存、检索和管理文档导向信息（也称为“半结构化数据”）的计算机程序。 文档导向的数据库是 NoSQL 数据库的一个主要类别，文档导向的数据库的普及程度已经随着 NoSQL 本身被不断使用而有所增长 。XML数据库是针对 XML 文件做了优化的文档导向的数据库的子类。图数据库与之相似，但其另外添加了一个能被用于在文档之间创建连接以便进行快速遍历的“关系”层。
文档导向的数据库是键值数据库的子类，这是继承于 NoSQL 数据库的另一概念。它们的差别在于处理数据的方式：在键值数据库中，数据是对数据库不透明的；而面向文档的数据库系统依赖于文件的内部结构，它获取元数据以用于数据库引擎进行更深层次的优化。虽然这一差别由于系统工具而不甚明显，但在设计概念上，这种文档存储方式利用了现代程序技术来提供更丰富的体验。
文档数据库[b]与传统的关系数据库差异显著。关系数据库通常将数据存储在相互独立的表格中，这些表格由程序开发者定义，单独一个的对象可以散布在若干表格中。 对于数据库中某单一实例中的一个给定对象，文档数据库存储其所有信息，并且每一个被存储的对象可与任一其它对象不同。这使得将对象映射入数据库简单化，并通常会消除任何类似于对象关系映射的事物。这也使得文档数据库对网络应用有较大价值，因为后者的数据处在不断变化中，而且对于后者来说，部署速度是一个重要问题。
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