办公自动化软件有哪些功能,办公自动化入门零基础

有个工作多年的小伙伴，一直泡在各类报表里，即便学会了五花八门的功能和函数，但还是逃不过加班的命运。数据表格设置得不合理，导致后续难以进行透视和分析，甚至很多数据还得手动录入和修改。

比如下面的数据表，第一行合并单元格做标题，可能导致不便使用透视表。第二行把日期、地区单独放出来，给汇总分析带来了不便。

更快捷的思路是：

首先，把【公司订单数据表】整行去掉；

其次，把【订单日期】【城市】添加到一列数据中，虽然数据量会增加，但更便于让表单汇总和透视；

然后，新增一个表单，把【城市】和【区域】一一对应放进去，后期可以通过 vlookup 或者其他方法进行匹配；

最后，选中整合好的数据，插入数据透视表，进行各个维度的分析。

那什么是比较好数据管理思维呢。就是当我们有数据要处理时，要往以下方向多考虑一步：

1.【处理数据的目的】是用来统计分析、打印查看或者签批留存。不同的目的，在格式的处理上有所不同。有个通用的方法是按照统计分析的方向留存一个数据源，然后打印和签批的形式，都可以从数据源中引入数据进行调整。

2.【数据的来源】是需要我们做模版收集、进行系统导出、或者由其他同事给到。不同数据来源有不同的处理难度。其中系统导出得比较规整；模板收集的尽可能使用问卷或者在线填报软件强制规范录入者的数据输入；同事给到的数据要通过沟通固定模板和数据格式，便于后期处理。

3.【重复周期】汇总统计的周期，是每月一次、每季度一次……也有可能遇到统计某个开始时间到结束时间的需求。解决周期性统计的方法就是讲日期参数放到列中，所有日期数据汇聚在一张表单里，可以通过透视表进行每个日期段的透视。

4.【关注维度】思考统计时常用的维度、比如时间维度、空间维度、年龄维度等，然后看看已有的数据是否包含需要的维度，如果没有包含，思考如何补全他们。

在制作表单前，想清楚上面的四个方向，就可以更有针对性地处理数据了。

下面举一个实际的案例，小张在某电商总部工作，他每天要汇总各个城市的日报表数据，会按照每周、每月、每季度进行统计分析。由于日报表模板不够完美，大部分时间需要手动粘贴到一起，才能使用透视表。

他想要实现把每日订单数据放到文件夹中，点击刷新就可以自动更新的数据，便于分析。以下我们就讲讲这个功能的操作方法。

我们的目标是把分在各个表格中的数据整理为数据透视表可以使用的格式，并汇总成一张总表，最终用透视表完成统计。

第一步前序准备

2、在该文件夹外，新建一个 Excel 表，可以取名叫【数据汇总】。

注意事项：千万不要把汇总表放到【每日订单报表】文件夹内，不然会形成死循环。

第二步使用PQ获取数据

1、打开【数据汇总】 Excel 表，【数据】功能选卡中，Office365 版本找到【获取数据】–【来自文件】–【从文件夹】。Office2016 版本在【数据】-【新建查询】–【从文件】–【从文件夹】。

2、点击【从文件夹】后，通过【浏览按钮】选择文件存放的文件夹【每日订到报表】，选择好文件夹，虽然里面看不到文件，但是不要慌，点击打开就好。最终地址会被记录下来，点击确认。

3、在弹出来的数据加载框的右下角，选择【转换数据】对数据进行整合

第三步使用PQ解析合并数据

1、点击转换数据后，进入到 PowerQuery 的操作界面，和 Excel 差不多。

红色的是功能区，对整列数据进行转换、提取、判断等操作。

蓝色的是数据区，在这里可以看到数据情况，并且通过鼠标右键进行一些快捷操作。

紫色的是步骤区，可以用来看到每一步操作，可以修改或撤销做错的步骤。

2、现在蓝色区域展现的是文件夹中3张需要汇总的表单的信息，如表名、格式等。而表单中的实际数据是存在了第一列 Content 中。其他列可以右键删除。操作方法是点击选中 Content 列，点击鼠标右键，在弹出的退画框中点击删除其他列。

3、通过添加列增加解析列，会用到本练习中唯一的函数Excel.Workbook([content],false)

注意事项：

a、函数名称要注意首字母大写，括号为英文半角的符号；

b、只有365版本才有提升，其他版本需要手动输入。

4、解析完成数据已经在新添加的【自定义列】的 Table 里了，可以删除 content 列，然后点击自定义列右边的按钮，进行第一次展开该列数据。展开后的数据为每一张表里面，每一个 Sheet 的信息，其中【自定义.Data】中的 Table 存放了对应表单的数据。

5、由于我们每个工作簿里，只有一张 Sheet1 表单，并且数据也存在里面。于是这里不用进行筛选，直接保留【自定义.Data】列，把其他的去掉，然后展开该列。

注意事项：在点击确定展开时把【使用原始列名作为前缀】前面的勾去掉，不然每一列名字都会叫自定义.Data.xxxx。

这样一来所有数据就都汇总在一张表里啦，来看看初步成果，上海、北京、重庆都有了。

第四步使用PQ清理数据

1、虽然数据汇总了，但是想要用透视表来分析，还有3个需要调整的格式：

a. 将每一张表的标题【公司订单数据表】去掉；

b. 要将订单日期、区域、城市的信息形成单独的列；

c. 每张表都有表头，要把重复的表头去掉。

2、通过筛选功能就可以把标题去掉，点击表头列1右边的箭头，打开筛选窗口，就和Excel中一样，将【公司订单数据表】前面的勾去掉机构。

3、将订单日期、区域、城市数据转变成按列存储的方式，主要用到条件列功能。由于日期、区域、城市都在同一行，在PQ中用判断第一列是否包含【订单日期】就能取得对应的数据。

首先在PQ中判断是否包含某个文字，需要先将对应的列转换为文本格式。点击表头前的【ABC123】，将第一列转换为【文本格式ABC】。

4、通过判断将含有日期、区域、城市信息的行区分出来，这里用第一列是否含有【订单日期】作为区分，使用条件列进行判断，如果是订单日期，就返回第二列的订单日期数据，如果不是，就返回 null 。点击【添加列】–【条件列】，在弹出的对话框中进行输入：

a. 【新列名】可以修改名称 if 后面的;

b. 【列名】是指用哪一列参与判断，这里选择Column1（列1）;

c. 【运算符】是判断的方式，这里选择包含;

d. 【值】是指运算符包含所要包含的内容;

e. 【输出】是指【列名】所选的列满足判断条件，将返回的值。这里可以通过点击【ABC123】来选择【输出一个值（返回一个固定的值）】，还是【选择列（返回所选列在对应行上的值）】。这里输出选择【选择列】，后面选择Column2（列2），这样当第一列为订单日期时，就会返回订单日期所在这一行中，第2列的数据，也就是 2020/1/1 。如果其他日期的数据导入后，也能取得对应的日期;
f. 【ELSE】是指【列名】所选的列不满足判断条件，将返回的值。这里填写null，null在PQ中代表空值，什么都没有。